Tu gestoría te lleva la contabilidad, pero… ¿sabes qué hacer con ella? Descubre qué hace un controller - StartFinUp

¿Qué es un controller y cómo complementa a tu gestoría?

La mayoría de las PYMEs delegan el cumplimiento de sus obligaciones fiscales en una gestoría. Es un servicio fundamental, pues tienen que implementar un determinado control contable y unos conocimientos sobre tu empresa que permitan asegurar el cumplimiento fiscal ante la Administración Pública. Sin embargo, suele ocurrir que aun teniendo tus cuentas al día, no eres capaz de saber cómo va tu empresa, si puedes invertir, contratar, asumir un gasto importante… o si, incluso, deberías empezar a preocuparte.

Es común que te haya pasado esto, no estás solo. La solución no está en cambiar de gestoría, sino en complementarla con la figura clave que muchas PYMEs están empezando a descubrir: el controller.

En este artículo explicaremos qué es un controller, en qué se diferencia de una gestoría, cómo puede ayudarte en la toma de decisiones y qué impacto real puede tener en tu negocio.

¿Qué es un controller?

Un controller es un profesional (interno o externo) que se encarga de analizar, interpretar y transformar los datos de tu empresa en información útil para la toma de decisiones.

Mientras que la gestoría registra los datos pasados (ingresos, gastos, impuestos…) el controller los interpreta y les da sentido: mostrándote si ganas dinero con tu negocio, qué productos o clientes no son rentables… ayudándote así a anticiparte a futuros problemas.

Un buen controller puede ayudarte respondiendo preguntas como:

• ¿Estamos ganando dinero o solamente generando facturación?
• ¿Podemos permitirnos contratar a una persona más?
• ¿Estoy gestionando el efectivo de forma eficiente o estoy arriesgando?
• ¿Cuánta rentabilidad estoy perdiendo?
• ¿Cuál es el margen real de cada producto/servicio/línea de negocio?
• ¿Podría haber pagado menos impuestos?

En definitiva: la gestoría se encarga de reflejar el pasado. El controller te ayuda a mirar al futuro. 

Gestoría vs controller: 

No se trata de elegir entre una gestoría o un controller. Se trata de entender que cada uno cumple un papel diferente y complementario. Aquí te dejamos una comparativa:

Conclusión: La gestoría es necesaria para cumplir. El controller es necesario para conocer cómo crecer.

Casos reales: 

Caso 1: “Facturo cada vez más, pero no sé dónde está el dinero”

Una empresa tenía varios clientes con una muy buena facturación. La gestoría siempre decía que todo estaba correcto: incrementaban ventas y sus resultados también mejoraban. Sin embargo, no estaban llegando a final de mes. ¿Por qué? Uno de los clientes más importantes, había crecido muchísimo en los últimos meses llegando a suponer más de un tercio de la facturación, pero pagaba con más de 90 días de retraso. La gestoría no está en el detalle de la gestión de tesorería, nosotros lo detectamos y ayudamos a buscar soluciones. Resultado: recuperaron la liquidez sin dejar de crecer.

Caso 2: “Hemos pagado muchos impuestos…”

A una empresa de servicios la gestoría le indicaba trimestralmente cuánto debían de pagar a Hacienda y porqué conceptos, pero este cliente necesitaba anticiparse y prever estas cantidades antes de que se ordenase el cargo. Inicialmente le ofrecimos una herramienta para estimar los pagos de IVA, IRPF… Sin embargo, los impuestos que provocaban la queja eran los pagos del impuesto de sociedades. Habían introducido una nueva línea de negocio vendiendo hoy servicios promocionados que realizarían en el futuro. Esto hacía que incrementase su resultado sobre el que se calculaba el impuesto de sociedades. La gestoría no está en el detalle del mix de ventas, nosotros lo detectamos y ayudamos a detectar y reconocer esa venta en el momento correspondiente. Resultado: optimizaron su impuesto de sociedades alineando ventas y costes de producción.

Caso 3: “No sé si puedo invertir ahora”

Un cliente del sector industrial quería crecer pero, a pesar de que a mediados de cada mes tenía las cuentas mensuales de su empresa, no conseguía tener visibilidad clara de su estructura de costes ni el punto de equilibrio de cada uno de sus productos. Por ello no podía planificar con claridad. La gestoría no está en el detalle de la rentabilidad, nosotros ayudamos a construir esta base de información y elaboramos un plan financiero con distintos escenarios. Resultado: el gerente pudo contratar con seguridad, pues tenía una visión a 6 meses vista.

¿Qué indicadores analiza un controller?: 

Un controller no te abruma con datos, te muestra justo lo que necesitas saber:

• Cuánto beneficio obtengo quitando los costes (directos o todos).
• Cuánto me gasto cada mes, aunque no vendiera nada.
• Cuánto tengo que facturar cada mes para no tener pérdidas.
• Cuántos días tardo en cobrar y hasta cuándo puedo pagar.
• Cuántos contactos/prospectos convierto en clientes.
• Cuánto me cuesta cada cliente convertido.
• Cuánto facturo cada vez que realizo una venta.
• Cuántas veces me compra cada cliente.
• Cuántos clientes pierdo cada mes/año.
• Cuántas voy a ganar el próximo mes.
• Cuánto debería de haber ganado este mes.
• Cuánto de esos beneficios debo tener en el banco.

Gestoría + Controller: el equipo perfecto para tu empresa

Tu gestoría sigue siendo clave. Pero su labor no está en analizar, proyectar o ayudarte en la toma de decisiones específicas.

El controller no sustituye, complementa. Trabaja la información que genera tu gestoría y la convierte en visión, estrategia y acción para tu negocio. Es tu copiloto que te ayuda a leer el mapa para que tú no tengas que quitar las manos del volante.

¿Cuándo es el momento de incorporar un controller externo?

No hay un momento exacto, pero hay una realidad incuestionable: el momento ideal para incorporar un controller es cuando consideres que no tienes el control de tu negocio. Cuando creces, los números se vuelven más complejos. La contabilidad que antes te servía ya no te da respuestas y tomar decisiones sin visión financiera puede llevar a errores costosos.

Contesta estas afirmaciones con Sí/No y descubre si tu empresa está lista para dar el paso.

• Sé interpretar los resultados que me envía mi gestoría.
• Sé con certeza que cuanto más facture, mayor será el beneficio.
• Tengo un objetivo de ventas/resultados para este ejercicio.
• Conozco cuánto beneficio me reporta cada producto/servicio/cliente.
• Siempre tomo decisiones conociendo cuál va a ser el impacto.
• Podría asegurar hoy si en 2 meses podré pagar las nóminas.
• Conozco los gastos que podría recortar sin poner en riesgo la operativa del negocio.
• Puedo entender perfectamente mis impuestos.

¿Cómo lo has visto? ¿crees que el momento es ahora?

Si las respuestas negativas han sido más que las afirmativas, tu empresa necesita incorporar un controller financiero cuanto antes. Estás tomando decisiones con datos incompletos o sin analizar. Un controller podría ayudarte a tomar el control sin grandes costes estructurales.

En el caso de que haya habido varias respuestas negativas (3 ó 4), significa que tienes ciertos controles, pero no consigues tener la visión completa. En este caso no tendrías urgencia, sin embargo, un controller podría ayudarte a tener claridad, anticipación y capacidad de tomar decisiones más justificadas.

Si por el contrario has contestado a todo afirmativamente o apenas has tenido respuestas negativas, tienes tu empresa bajo control. Aun así, asumir el coste de un controller, podría compensarte ya que te podría ayudar a profundizar en la estrategia o mejorar la eficiencia.

¿Y ahora qué?

Si has llegado hasta aquí, puede que estés interesado en ver cómo sería trabajar con un controller en tu empresa. Si es así, escríbenos y hablemos de tu caso sin compromiso.